Als Arzt sind Sie vertraut mit dem Schutz sensibler Patientendaten – die ärztliche Schweigepflicht ist schließlich ein Grundpfeiler Ihres Berufsethos. Doch im digitalen Zeitalter reicht das nicht mehr aus. Seit 2018 fordert die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Arztpraxis strengere Maßnahmen, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Vielen ist jedoch nicht genau klar, was diese Vorgaben beinhalten, und sie fühlen sich unsicher, ob sie die Patientendaten wirklich ausreichend schützen und ob die ergriffenen Vorkehrungen den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Deswegen widmen wir uns in diesem Artikel dem Datenschutz in der Arztpraxis und bieten Ihnen einen klaren Überblick zu den Grundlagen, Herausforderungen und Lösungen. Mithilfe unserer Tipps können Sie den Datenschutz in Ihrer Arztpraxis optimieren und das Vertrauen Ihrer Patienten nachhaltig stärken.
Welche rechtliche Grundlage hat der Datenschutz in der Arztpraxis?
Der Datenschutz in der Arztpraxis wird durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Diese Verordnung schreibt vor, wie personenbezogene Daten verarbeitet und geschützt werden müssen. Dazu gehören unter anderem die Einwilligung der Patienten zur Datenverarbeitung, Transparenzpflichten und technische sowie organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit.
Was ist die DSGVO? Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Sie regelt den Schutz personenbezogener Daten und den freien Datenverkehr innerhalb des europäischen Binnenmarktes. Ziel der DSGVO ist es, die Rechte der Datengeber zu stärken und die Pflichten der Datennehmer zu konkretisieren.
Diese Herausforderungen & Konsequenzen erwarten Sie rund um den Datenschutz
Der Praxisalltag ist stressig genug – Patienten, Notfälle, Verwaltungsaufgaben – und dann kommen auch noch die strengen Datenschutzanforderungen hinzu. Was bedeutet das für Sie? Hier sind die größten Herausforderungen und ihre möglichen Konsequenzen:
- Komplexe rechtliche Anforderungen: Die DSGVO setzt hohe Standards für den Umgang mit persönlichen Daten, die eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung erfordern. Verstöße können teure Geldstrafen nach sich ziehen und Ihre Praxis finanziell belasten.
- Risiko von Datenschutzverletzungen: Datenlecks und unbefugter Zugriff sind nicht erst seit der Digitalisierung in der Arztpraxis ein Problem – denken Sie nur an offen herumliegende Akten. Solche Vorfälle können das Vertrauen Ihrer Patienten erschüttern und den Ruf Ihrer Praxis schädigen.
- Schutz vor Cyberangriffen: Medizinische Einrichtungen sind attraktive Ziele für Cyberkriminelle. Starke Sicherheitsmaßnahmen sind daher ein Muss, um Patientendaten zu schützen. Fehlende Sicherheitsvorkehrungen können zu Datenverlusten führen und Ihre Praxis – sowohl rechtlich als auch finanziell – haftbar macht.
- Verhalten des Praxisteams: Regelmäßige Schulungen sind entscheidend, um das Bewusstsein Ihrer Mitarbeitenden für Datenschutzrisiken zu schärfen und sie für den sicheren Umgang mit Gesundheitsdaten zu sensibilisieren.
Auf diese Vorgaben der DSGVO & Datenschutzerklärung sollten Sie achten
Die DSGVO stellt klare Anforderungen, die es zu erfüllen gilt, um sowohl den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen als auch das Vertrauen Ihrer Patienten zu sichern. Eine wirksame Datenschutzerklärung sollte daher nicht nur gesetzeskonform sein, sondern auch verständlich und zugänglich für Ihre Patienten.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
- Transparenz & Informationspflicht: Geben Sie verständlich Auskunft darüber, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wie sie geschützt werden. Stellen Sie auch sicher, dass Ihre Patienten ihre Rechte auf Auskunft, Korrektur, Löschung und Widerspruch einfach ausüben können.
- Einwilligung: Holen Sie die explizite Zustimmung Ihrer Patienten zur Verarbeitung ihrer Daten ein, insbesondere bei sensiblen Gesundheitsdaten. Das kann zum Beispiel in Form eines (digitalen) Einwilligungsformulars im Prozessablauf der Patientenaufnahme erfolgen.
- Datensicherheit: Implementieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen, wie verschlüsselte Computersysteme und Zugriffsrechte, um den Zugang zu sensiblen Daten zu reglementieren. Regelmäßige Sicherheitsupdates und starke Passwörter sind für den Datenschutz und die Datensicherheit in der Arztpraxis essenziell.
- Aufbewahrungsfristen: Beachten Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume, innerhalb derer medizinische, steuerliche und andere relevante Unterlagen aufbewahrt werden müssen. In der Regel entspricht dieser Zeitraum bei Patientenakten, Röntgenbildern etc. 10 Jahre.
Datenschutzbeauftragter in der Arztpraxis: Brauchen Sie einen?
Datenschutzbeauftragte sind verantwortlich für die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, die Beratung und Schulung der Mitarbeitenden sowie die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden. Er oder sie ist Ihr Experte für alle Fragen rund um den Datenschutz in der Arztpraxis und unterstützt Sie dabei, Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
Doch wann genau benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten?
Arztpraxen und medizinische Versorgungszentren müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn regelmäßig 20 oder mehr Mitarbeitende personenbezogene Daten automatisiert erheben, verarbeiten und nutzen. Auch kleinere Praxen können zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sein – etwa, wenn regelmäßig große Datenmengen verarbeitet werden oder eine systematische Videoüberwachung stattfindet.
Best Practices & Tipps für den Datenschutz in Ihrer Praxis
Datenschutz in der Arztpraxis ist wahrlich kein Thema, mit dem man sich gerne auseinandersetzt. Wichtig ist vor allem, dass Sie einen Anfangspunkt finden und immer daran denken, dass Sie nicht nur sensible Daten schützen, sondern die richtigen Maßnahmen auch Ihren Patienten und Mitarbeitenden zugutekommen:
Orientierung an der KBV-Richtlinie
Folgen Sie den Richtlinien der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und Sie sind auf der sicheren Seite. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis den neuesten Datenschutzanforderungen entspricht und Missverständnisse und auch rechtlichen Konsequenzen aus dem Weg gehen.
Transparente Datenschutzerklärung
Stellen Sie sicher, dass die Datenschutzerklärung Ihrer Praxis sowohl als Ausdruck als auch online an der Anmeldung zur Verfügung steht. Das gewährleistet, dass alle Patienten über ihre Datenschutzrechte informiert sind und ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten dokumentiert ist.
Mit myMedax kann die Datenschutzerklärung direkt erstellt und Ihren Patienten zugewiesen werden. Dank rechtssicherer, digitaler Unterschrift ist das eine datenschutzkonforme Lösung, die nicht nur praktischer, sondern auch sicherer ist als das Clipboard.
Datenschutz in Wartezimmer & Anmeldung sicherstellen
Wenn ein Patient im Wartezimmer oder an der Anmeldung einen Papierbogen ausfüllt, weiß man nie, wer dem Betreffenden über die Schulter schauen kann. Eine digitale Patientenaufnahme mit einem geeigneten Tool, wie myMedax, ermöglicht es Ihren Patienten hingegen, ihren Anamnesebogen komfortabel und sicher digital oder bereits zu Hause auszufüllen.
Die Online-Anamnese beschleunigt nicht nur den Prozess der Patientenaufnahme, sondern reduziert auch das Risiko, dass sensible Informationen einsehbar sind. Außerdem können Sie Anamnesebogen und Datenschutzvereinbarung bequem in einer Gruppe zusammenfassen. Mit einem Mausklick erhält der Patient beide Dokumente und kann sie direkt ausfüllen und unterzeichnen.
Externe Dienstleister für Datenschutz beauftragen
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen das Thema Datenschutz in Ihrer Arztpraxis über den Kopf wächst, Ihnen im Praxisalltag dafür die Zeit fehlt, oder Sie einfach auf Nummer sicher gehen wollen, ist ein externer Datenschutzexperte die Lösung. Diese Profis haben das notwendige Know-how und kümmern sich um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Praxis.
Widmen Sie dem Datenschutz in Ihrer Arztpraxis genauso viel Aufmerksamkeit, wie Ihren Patienten!
Ein ganzheitlicher Datenschutzansatz mit klaren Regeln, sicherer Technologie und transparenten Prozessen stärkt nicht nur Ihre Praxis rechtlich, sondern zeigt auch, dass Sie die Privatsphäre Ihrer Patienten ernst nehmen – und Vertrauen bildet die Basis jeder guten Arzt-Patienten-Beziehung.
Vergessen Sie den Papierkram im Wartezimmer und setzen Sie auf die smarte Lösung von myMedax für das digitale Patientenmanagement. Mit uns bleiben Ihre Patientendaten nicht nur sicher, sondern Sie optimieren auch Ihren Praxisablauf und steigern so die Zufriedenheit Ihrer Patienten.
Machen Sie Datenschutz in Ihrer Arztpraxis zur Priorität! Kontaktieren Sie uns noch heute und entdecken Sie, wie einfach und effektiv Datenschutz sein kann.
