Jeden Tag stapeln sich die Formulare in Ihrer Praxis: Behandlungsverträge, Einverständniserklärungen, Anamnesebögen. Und die meisten davon müssen auch noch zeitaufwändig von den Patienten und manchmal auch dem zuständigen Arzt unterschrieben werden. Das bedeutet für alle Beteiligten Papierkram ohne Ende.
Die Frage ist: Geht das auch effizienter? Die Antwort ist: Ja! Mit einer digitalen Unterschrift in der Arztpraxis wird der Prozess schneller, rechtssicher und komfortabler. Doch wie funktioniert das genau? Und worauf sollten Sie achten? In diesem Artikel klären wir die rechtlichen Grundlagen und zeigen Ihnen, worauf es bei der Umsetzung ankommt.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten bzgl. der digitalen Signatur durch Arzt oder Patient?
Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift – und genau hier liegt die Herausforderung. Während einfache Dokumente oft problemlos digital unterschrieben werden können, gelten für bestimmte medizinische Unterlagen strengere Vorgaben. Damit alles rechtlich sicher bleibt, gibt es drei Stufen der digitalen Unterschrift, die sich in ihrer Verbindlichkeit unterscheiden:
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Was ist das? Zum Beispiel ein (Zustimmungs-)Häkchen setzen oder eine eingesetzte Bilddatei einer Unterschrift.
Wofür geeignet? Interne Dokumente oder einfache Absprachen.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Was ist das? Diese Signatur ist an den Unterzeichner gebunden und wird mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen versehen. Die Unterschrift erfolgt dabei auf Wunsch z. B. mit einem digitalen Stift oder dem Finger auf dem Tablet.
Wofür geeignet? Formulare, bei denen keine besonderen gesetzlichen Hürden bestehen, z. B. Anmeldeformulare, Anamnesebögen, Aufklärungsbögen oder Einwilligungen.
Wichtig zu wissen: signifikant höhere Beweiskraft als die EES.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Was ist das? Die QES wird von einer zertifizierten Stelle erstellt und ist rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift. Um eine QES nutzen zu können, benötigt der Unterzeichner einen personenbezogenen digitalen Ausweis mit einem Sicherheitsschlüssel – beispielsweise eine PIN-geschützte Signaturkarte oder der eHBA.
Wofür geeignet? Die QES ist erforderlich für alle Dokumente und Dateien, bei denen die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei und durch eine zertifizierte Stelle nachprüfbar festgestellt werden muss.
Wichtig zu wissen: In der Arztpraxis kommt die QES vor allem bei Rezepten und elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) zum Einsatz. Für Patienten steht – oft mangels digitalem Ausweis – eine solche Art der digitalen Signatur aktuell nicht zur Verfügung.
Die wichtigste Regel lautet: Je sensibler die Daten und je höher die rechtliche Bindung, umso sicherer muss die digitale Signatur in der Arztpraxis sein.
Was ist beim Einsatz einer digitalen Signatur im Gesundheitswesen wichtig?
Digitale Signaturen sind ein Muss, wenn es darum geht, Prozesse in der Arztpraxis moderner, schneller und sicherer zu machen. Doch gerade im sensiblen Umfeld des Gesundheitswesens ist Vorsicht geboten: Nicht jede Software erfüllt die rechtlichen Anforderungen, die für eine elektronische Signatur beim Arzt erforderlich sind. Welche Kriterien sollten Sie also unbedingt beachten?
- Rechtssicherheit: Die digitale Signatur muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und eine sichere Identifizierung des Unterzeichners gewährleisten. In der Praxis reicht dafür meist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), die zusätzliche Sicherheitsmerkmale wie biometrische Daten erfasst.
- Datensicherheit: Patientendaten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Eine digitale Lösung muss daher eine sichere, verschlüsselte Übertragung und Speicherung gewährleisten.
- Einfache Integration: Niemand möchte eine Lösung, die das bestehende System komplizierter macht – daher sollte sich eine Software reibungslos in das bestehende Patientenverwaltungssystem integrieren lassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung ist das A und O – für Ihr Praxisteam und für Ihre Patienten. Schließlich soll der Einsatz der neuen Technik Zeit sparen, nicht neue Fragen aufwerfen. Eine moderne Softwarelösung sollte so gestaltet sein, dass digitale Unterschriften sowohl von Patienten als auch von Ärzten problemlos genutzt werden können – egal, ob in der Praxis oder von zu Hause aus.
- Individuelle Anpassbarkeit: Jede Praxis hat eigene Abläufe und Anforderungen. Eine gute Software muss die Möglichkeit bieten, Formulare flexibel zu gestalten und anzupassen.
myMedax ist eine Lösung, die all diese Anforderungen in einem System vereint. Die Software ermöglicht nicht nur rechtskonforme digitale Unterschriften für die Arztpraxis, sondern auch eine nahtlose Integration in den Praxisalltag – von der Patientenaufnahme, über die digitale Anamnese bis zur Archivierung in der Patientenakte.
Was bedeutet das für den Workflow bzw. den Ablauf in der Arztpraxis?
Digitale Unterschriften in der Arztpraxis wirken sich nicht nur auf einzelne Prozesse aus – sie revolutionieren Ihren gesamten Praxisablauf. Weniger Papier, mehr Effizienz und zufriedenere Patienten. Hier ein paar Beispiele, wie das im Arbeitsalltag aussehen könnte:
Fall 1: Aufnahmebögen – papierlos & vorab unterzeichnet
Situation: Ein neuer Patient kommt in die Praxis. Normalerweise würde er einen Stapel Formulare an der Anmeldung ausgehändigt bekommen, vor Ort ausfüllen und unterschreiben. Das kostet Zeit – und führt oft zu Verzögerungen, weil Patienten Fragen haben oder Formulare vergessen werden.
Mit myMedax: Dank der digitalen Patientenaufnahme erhält der Patient den Aufnahmebogen bereits vor dem Termin digital. Er kann ihn zu Hause in Ruhe durchlesen, ausfüllen oder ergänzen und direkt unterschreiben. Bei Ankunft in der Praxis ist alles bereits erledigt – keine Wartezeit, keine Hektik.
Fall 2: Einwilligungserklärungen – schnell & direkt auf dem Tablet
Situation: Vor bestimmten Behandlungen oder Untersuchungen müssen Patienten eine Einwilligungserklärung unterschreiben. Bisher musste das Praxisteam erst die richtigen Dokumente heraussuchen, ausdrucken und später wieder einscannen, wesentliche Daten abtippen und digital erfassen sowie das Ganze abheften – ein zeitintensiver Vorgang.
Mit myMedax: Die Einwilligung wird digital auf einem Tablet bereitgestellt. Der Patient setzt seine digitale Unterschrift in der Arztpraxis, direkt am Empfang oder im Behandlungszimmer, und das Dokument wird automatisch in die digitale Patientenakte übernommen – kein Papier, keine manuelle Ablage, keine verlorenen Formulare.
Fall 3: Aufklärungsbögen – unterschreiben in Echtzeit beim Arztgespräch
Situation: Ein Patient benötigt eine medizinische Behandlung, die einer ausführlichen Aufklärung bedarf. Bisher musste der Arzt den Bogen während des Gesprächs manuell ausfüllen, ausdrucken und anschließend unterschreiben lassen – oft mit doppeltem Aufwand.
Mit myMedax: Dank des neuen Workflow-Features werden alle relevanten Aufklärungsdokumente bereits vorab digital zur Verfügung gestellt. Der Patient kann sich, gesetzlichen Vorgaben entsprechend, die Unterlagen in Ruhe zu Hause durchlesen, offene Fragen notieren und – falls gewünscht – bereits erste Angaben machen.
Am Tag des Eingriffs wird der vorausgefüllte Bogen erneut digital in der Praxis geöffnet. Der Arzt oder die Ärztin geht den Inhalt gemeinsam mit dem Patienten durch, beantwortet Fragen und nimmt gegebenenfalls Ergänzungen vor. Erst nach diesem Gespräch wird der finale Aufklärungsbogen von beiden Parteien digital unterzeichnet – rechtssicher und vollständig dokumentiert.
Effizienter, schneller, sicherer: Die Vorteile der digitalen Unterschrift für Ihre Arztpraxis
Durch die Einführung digitaler Unterschriften in der Arztpraxis wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Patientenbetreuung verbessert. Ein Gewinn für alle Beteiligten:
Für Patienten:
- Formulare lassen sich bereits vor dem Termin digital ausfüllen und unterschreiben – bequem von zu Hause aus.
- Keine unnötigen Wartezeiten mehr an der Anmeldung – stattdessen erleben Patienten eine moderne Arztpraxis mit einem professionellen Ablauf, der Vertrauen schafft.
Für das Praxisteam:
- Kein Drucken, Suchen oder Scannen mehr – unterschriebene Formulare landen direkt in der Patientenakte.
- Weniger manuelle Verwaltungsaufgaben bedeuten mehr Zeit für die persönliche Betreuung und einen reibungslosen Ablauf in der Praxis.
Für Ärzte:
- Behandlungsverträge, Einwilligungen und Aufklärungsbögen sind DSGVO-konform gespeichert und jederzeit abrufbar – kein Risiko durch unleserliche oder fehlerhafte Dokumente.
- Kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, keine Unterschriften-Nachforderungen – stattdessen volle Konzentration auf die medizinische Betreuung.
Ihr Praxis-Upgrade: Digitale Unterschrift in der Arztpraxis einfach umsetzen
Digitale Unterschriften in der Arztpraxis sind mehr als ein technisches Gimmick – sie sind die Zukunft und ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung Ihrer Arztpraxis. Sie sparen Zeit, machen Ihre Praxis effizienter und verbessern die Patientenerfahrung.
Mit myMedax holen Sie sich eine Lösung ins Haus, die nicht nur die digitale Unterschrift (einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur) mitbringt, sondern viele weitere Prozesse in Ihrer Praxis revolutioniert. Mehr zeigen wir Ihnen gerne in einer kostenlosen Demo!
