Papierlose Praxis: Effiziente Abläufe, zufriedene Patienten & weniger Papierstapel

Die Digitalisierung nimmt endlich Fahrt auf und bringt uns einen großen Schritt näher an die papierlose Praxis. Ein echter Fortschritt für den Praxisalltag. Denn Papier kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern belastet auch das Team – gerade wenn das Personal knapp ist und die Dokumentationspflichten wachsen.

Dabei lässt sich heute schon vieles komplett digital und rechtssicher abbilden: von der Anamnese bis zur Unterschrift, ohne Medienbruch und mit weniger Aufwand. Wir zeigen Ihnen, welche Maßnahmen wirklich weiterhelfen, welche rechtlichen Grundlagen Sie kennen sollten und welche Vorteile die papierlose Praxis für Sie und Ihre Patienten bringt.

Das Wichtigste zur papierlosen Praxis im Überblick:

• Weniger Papier bedeutet geringeren Aufwand und keine Fehler mehr durch händisches Übertragen von Daten in den Computer.

• Digitale Prozesse erfüllen alle Datenschutzanforderungen und sind rechtlich sicher.

• Ihr Team wird entlastet und Ihre Patienten profitieren von kürzeren Wartezeiten und klaren Abläufen.

Was ist eine papierlose Arztpraxis?

Eine papierlose Arztpraxis bedeutet mehr als nur den Verzicht auf Papier. Es geht darum, sämtliche Prozesse von der Patientenaufnahme bis zur Archivierung digital, effizient und rechtssicher abzubilden. Dafür braucht es passende Software, durchdachte Workflows und Schnittstellen zur Praxis-IT. Nur so entsteht ein reibungsloser, medienbruchfreier Ablauf für Team und Patienten.

Was können Sie in der Praxis alles papierlos umsetzen?

In vielen Arztpraxen laufen noch immer zahlreiche Prozesse auf Papier, dabei lassen sich viele davon längst digital, effizient und rechtssicher gestalten. 

• Digitale Formulare: Patientenaufnahme– und Anamnesebögen können Ihre Patienten vor dem Termin bequem online oder direkt am Tablet ausfüllen. myMedax unterstützt Ihre Praxis dabei.

Technische Voraussetzungen? Tablet oder PC, Schnittstelle zur Praxis-IT.

• Digitale Patientenaufklärung: Einwilligungen und Aufklärungsformulare werden vorab per E-Mail verschickt, vom Patienten elektronisch signiert und sicher hinterlegt. Auch das ist mit myMedax problemlos möglich.

Technische Voraussetzungen? Signaturfunktion, DSGVO-konforme Archivierung, internetfähiges Gerät.

• Digitale Unterschrift: Ob Behandlungsvertrag, Datenschutz- oder Einverständniserklärung: Die digitale Unterschrift erfolgt direkt auf dem Tablet, schnell und rechtssicher.

Technische Voraussetzungen? Touchfähiges Gerät, Software mit integrierter Signaturfunktion (wie myMedax).

• Berichte und Befunde: Arztbriefe, Laborwerte oder Überweisungen können digital erstellt, versendet und automatisch in der Patientenakte abgelegt werden.

Technische Voraussetzungen? Praxissoftware oder Dokumenten-Management-System mit KIM-Anbindung und Dokumentenarchiv.

• Digitale Vertragsunterlagen: Honorarvereinbarungen, Abtretungen oder Wahlleistungen lassen sich digital bereitstellen, ausfüllen und unterschreiben.

Technische Voraussetzungen? Softwarelösung mit Unterschriftsfunktion und sicherem Export.

• Digitale Terminverwaltung und Kommunikation: Ob Terminbuchung, Erinnerungen oder der Austausch im Team: Viele Kommunikationsprozesse laufen heute komplett digital.

Technische Voraussetzungen? E-Mail-Integration, Termin-Tool oder Kommunikationslösung für das Praxisteam.

• Feedback und Patientenbefragung: Fragebögen zur Zufriedenheit oder gezieltes Feedback lassen sich digital erfassen, strukturiert auswerten und sogar anonym abwickeln.

Technische Voraussetzungen? Umfragetool oder Software wie myMedax mit der Funktion, Fragebögen frei zu erstellen.

• Digitale Abrechnung und Verwaltung: Rechnungen, Heil- und Kostenpläne sowie Abrechnungen mit Kassen oder Privatpatienten können elektronisch erstellt und verarbeitet werden.

Technische Voraussetzungen? Abrechnungssoftware mit entsprechender Schnittstelle.

• Digitale Archivierung: Dokumente, Befunde und Formulare werden revisionssicher und DSGVO-konform digital abgelegt. Umständliche Papierarchive gehören der Vergangenheit an.

Technische Voraussetzungen? Dokumentenmanagementsystem mit Zugriffskontrolle und regelmäßigen Backups.

• Austausch mit anderen Leistungserbringern: Fachärzte, Labore oder Kliniken können über gesicherte digitale Wege angebunden werden.

Technische Voraussetzungen? KIM-Anbindung oder verschlüsselter Kommunikationskanal.

• eRezepte und elektronische Verordnungen: Sie erstellen Verordnungen digital und übermitteln diese direkt an die Apotheke.

Technische Voraussetzungen? Telematikinfrastruktur, eHBA (Elektronischer Heilberufsausweis) und eRezept-kompatible Software.

Vorteile für Praxis und Patient – so zahlt sich papierlos aus

Papierlose Prozesse machen Ihren Praxisalltag effizienter, sicherer und wirtschaftlicher. Auch für Ihre Patienten ergeben sich spürbare Vorteile.

Vorteile für Ihre Praxis

✅ Schnellere Abläufe im Alltag: Digitale Systeme beschleunigen viele Routinetätigkeiten – von der Aufnahme über die Dokumentation bis zur Abrechnung.tem

✅ Weniger laufende Kosten: Drucker, Papier, Toner, Lagerflächen und Verwaltungsaufwand werden reduziert. Das entlastet Ihr Budget spürbar.

✅ Mehr Übersicht und Struktur: Dokumente, Formulare und Befunde lassen sich digital leichter organisieren, auffinden und gemeinsam nutze

✅ Weniger Fehler, bessere Qualität: Die automatische Datenübernahme verhindert Übertragungsfehler und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.

✅ Modernes Praxis-Image: Eine digital arbeitende Praxis signalisiert Innovationsbereitschaft, Effizienz und Patientenorientierung. Ein klarer Vorteil im Wettbewerb um neue Patienten und gutes Personal.

Vorteile für Ihre Patienten

✅ Einfachere Prozesse, weniger Wartezeit: Wer Formulare vorab digital ausfüllt, spart sich lange Zeiten am Empfang.

✅ Bessere Information und Vorbereitung: Digitale Aufklärung und Anamnese ermöglichen es Patienten, sich in Ruhe auf den Termin vorzubereiten und dem Arzt vorab alle wichtigen Infos mitzugeben.

✅ Zugriff auf eigene Gesundheitsdaten: Über elektronische Patientenakten oder Praxisportale haben Patienten jederzeit Einblick in Befunde, Dokumente und Verordnungen.

✅ Mehrsprachigkeit: Digitale Formulare lassen sich leicht in andere Sprachen übersetzen und erleichtern fremdsprachigen Patienten den Zugang zu medizinischer Versorgung.

Das gilt im Hinblick auf rechtliche Grundlage & Datenschutz für Ihre Praxis

Wer Patientendaten digital verarbeitet, steht in der Verantwortung. Denn gerade beim Thema Datenschutz gelten in der Arztpraxis klare Vorgaben. Wer papierlos arbeitet, muss die rechtlichen Grundlagen kennen und konsequent umsetzen.

Wichtige gesetzliche Vorgaben

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden müssen.

• § 630f BGB & § 10 MBO-Ä: Vorgaben zur Dokumentationspflicht und Aufbewahrung von Patientenunterlagen.

• § 257 HGB & § 147 AO: Handels- und steuerrechtliche Anforderungen an die Archivierung von digitalen Dokumenten (beispielsweise Abrechnungen).

Aufbewahrungsfristen & Archivierung

Patientenakten und medizinische Dokumente müssen in der Regel mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden – revisionssicher, unveränderbar und zugriffsgeschützt. Wichtig: Auch digital gespeicherte Daten müssen diese Kriterien erfüllen.

Technische Sicherheit & Backups

Digitale Lösungen müssen zuverlässig vor Datenverlust, unbefugtem Zugriff oder Manipulation schützen. Dazu sind regelmäßige Backups, klar geregelte Zugriffsrechte, Verschlüsselung sowie ein umfassendes Berechtigungskonzept erforderlich.

Wie kann ich meine Praxis papierlos machen?

Mit myMedax gelingt der Einstieg in die digitale Praxis einfacher, als viele denken. Sie brauchen weder IT-Kenntnisse noch komplexe Technik, um loszulegen. In wenigen Schritten zur papierlosen Praxis mit myMedax:

1. Vereinbaren Sie eine Live-Demo, um myMedax kennenzulernen.
2. Entscheiden Sie, ob Sie myMedax auf einem eigenen Server oder als Cloud-Version mit Hosting in einem deutschen Rechenzentrum nutzen möchten.
3. Legen Sie ohne Schulungsaufwand los. myMedax ist intuitiv bedienbar. Eine kurze Einführung reicht, damit Ihr Team starten kann.
4. Nutzen Sie myMedax einfach im Browser oder über die kostenlose App für iOS und Android auf Ihren Praxis-Tablets.
5. Nutzen Sie unsere Vorlagen (beispielsweise für Aufnahme, Anamnese oder Aufklärung) oder erstellen Sie eigene Formulare im integrierten Editor.
6. Lassen Sie Formulare digital ausfüllen und unterschreiben. Patienten füllen die Bögen online oder am Tablet aus und unterschreiben direkt auf dem Gerät – schnell, sicher, papierlos.
7. Beginnen Sie etwa mit der Patientenaufnahme und ergänzen Sie nach und nach weitere Prozesse wie Aufklärung oder Feedback.

Mit myMedax können Sie die papierlose Praxis einfach umsetzen & Ihr Team spürbar entlasten

Die papierlose Praxis ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern heute schon umsetzbar. Die Digitalisierung sorgt für echte Entlastung im Praxisalltag und bringt Struktur in Abläufe, die bisher zeitintensiv und fehleranfällig waren. Von der Patientenaufnahme bis zur  Unterschrift gelingt Ihnen der Umstieg mit einer Lösung wie myMedax schnell, sicher und unkompliziert.

Sie möchten Zeit gewinnen, Verwaltungsaufwand reduzieren und Ihren Patienten moderne, reibungslose Abläufe vom ersten Kontakt bis zur Nachsorge bieten? Melden Sie sich bei uns, um myMedax in einer Live-Demo kennenzulernen.