Ein Patient kommt mit Termin und wartet trotzdem eine halbe Stunde oder länger. Ohne Termin gleicht die Situation oft einem Drahtseilakt zwischen akuten Notfällen und vollem Wartezimmer. Die Wartezeit in der Arztpraxis ist ein leidiges Thema – sowohl für Ihre Patienten als auch für Ihre Mitarbeitenden, die der Druck ebenfalls belastet.
Doch es gibt Lösungen! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Wartezeiten in Ihrer Praxis verkürzen, welche Rechte Patienten haben und wie die Digitalisierung Ihrer Arztpraxis Ihren Alltag effizienter gestalten kann.
Welche Vorteile bringt eine verkürzte Wartezeit?
• Kürzere Wartezeiten = zufriedene Patienten, die gerne wiederkommen
• Sie stärken Ihr Praxisimage & bekommen eventuell Top-Bewertungen
• Weniger Hektik bedeutet weniger Stress – für Patienten und Praxisteam
• Mehr Zeit für die individuelle Betreuung Ihrer Patienten
Warum kommt es zu langen Wartezeiten beim Arzt?
Lange Wartezeiten beim Arzt – sie sind der größte Frustfaktor in vielen Praxen. Doch warum kommt es überhaupt dazu, dass Termine aus dem Ruder laufen und Patienten länger warten müssen? Die Gründe dafür sind vielfältig, und viele davon lassen sich nicht vollständig vermeiden. Hier ein kurzer Überblick über die häufigsten Ursachen:
- Akute Notfälle werfen den Zeitplan durcheinander
- Komplexe Fälle verlangen nach umfangreichen Diagnosen
- Zu eng getaktete Termine lassen keinen Platz für Unerwartetes
- Unklare Terminvereinbarungen oder fehlende Angaben führen zu Verzögerungen
- Zeitintensive Formulare oder Dokumentationen vor Ort bremsen den Praxisablauf
Wie viel Wartezeit ist für den Patienten zumutbar?
Obwohl eine gewisse Wartezeit beim Arzt oft als unvermeidbar gilt, gibt es klare Vorstellungen darüber, was zumutbar ist. In deutschen Arztpraxen gilt laut der neuesten Versichertenbefragung der KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) eine Wartezeit von 15 bis zu 30 Minuten mit Termin als akzeptabel. Überschreitet die Wartezeit jedoch 30 Minuten, wächst die Unzufriedenheit der Patienten merklich. Ohne Termin sind Patienten oft etwas geduldiger. Hier gilt eine Wartezeit beim Arzt von bis zu einer Stunde noch als vertretbar.
Die Rechte der Patienten für Wartezeiten beim Arzt
Grundsätzlich sind Ärzte verpflichtet, eine zumutbare Organisation ihres Praxisbetriebs sicherzustellen. Das bedeutet, dass Abläufe, wie zum Beispiel der Prozessablauf der Patientenannahme, so strukturiert sein sollten, dass keine unverhältnismäßig langen Verzögerungen entstehen.
Zwar gibt es keine gesetzlich festgelegte Maximalwartezeit beim Arzt, jedoch können Patienten in Extremfällen – etwa bei gesundheitlichen Folgen oder beruflichen Nachteilen – Schadensersatz verlangen, sofern die Verzögerung durch organisatorische Mängel oder Sorgfaltspflichtverletzungen verursacht wurde.
Wichtig ist in jedem Fall eine offene und transparente Kommunikation: Informieren Sie Patienten frühzeitig über Verzögerungen, erklären Sie die Gründe und bieten Sie Alternativen wie neue Termine oder flexible Warteoptionen an. Das stärkt das Vertrauen und fördert das Verständnis Ihrer Patienten.
4 Tipps gegen lange Wartezeit für Arzt, Praxisteam & Patienten
Lange Wartezeiten beim Arzt reduzieren – das ist nicht nur ein Gewinn für Ihre Patienten, sondern auch eine spürbare Entlastung für Ihr Praxisteam. Mit diesen Strategien schaffen Sie einen effizienteren Praxisalltag und steigern die Zufriedenheit aller Beteiligten:
1. Organisation der Behandlungen & Planung der Zeitblöcke
Ein gut durchdachter Tagesplan ist das A und O, um den Praxisalltag entspannt und effizient zu gestalten, statt von Notfall zu Notfall zu hetzen:
- Routineuntersuchungen: Planen Sie diese Art von Untersuchungen zu festen Zeiten, damit sie schnell und effizient abgearbeitet werden können.
- Akutfälle: Notfälle sind unvermeidbar, aber durch reservierte Zeitblöcke können sie flexibel behandelt werden, ohne den gesamten Ablauf zu stören. Ein gut geschultes Team hilft dabei, die Dringlichkeit solcher Fälle schnell einzuschätzen.
- Komplexere Diagnosen: Planen Sie großzügige Zeitfenster für Patienten, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, um Verzögerungen bei nachfolgenden Terminen zu vermeiden.
Trotz aller Planung sind Pufferzeiten unverzichtbar, um auf Unvorhergesehenes wie längere Behandlungen oder zusätzliche Anliegen flexibel reagieren zu können. Zusätzliche Unterstützung bieten digitale Tools.
Mit einer digitalen Anamnese können Patienten bereits vor dem Termin alle wichtigen Informationen bereitstellen. Dadurch wissen Sie vorab, worauf Sie sich vorbereiten müssen, und haben die Daten stets griffbereit. Diese Kombination aus strukturierter Planung und digitalem Patientenmanagement sorgt für reibungslose Abläufe und entlastet Ihr Team.
2. Digitale Tools & Abläufe verkürzen die Wartezeit
Die Anmeldung ist oft der erste Eindruck, den Patienten von Ihrer Praxis bekommen – und hier kann es schnell zu Wartezeiten kommen. Mit einer digitalen Patientenaufnahme lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen. Patienten können ihre Aufnahmebögen bequem vor dem Termin online ausfüllen und übermitteln. Das sorgt dafür, dass die notwendigen Informationen bereits vorliegen, wenn der Patient an der Anmeldung eintrifft.
Für diejenigen, die den Fragebogen nicht im Voraus ausgefüllt haben, bietet eine digitale Lösung, wie myMedax auch die Möglichkeit, dies während der Wartezeit vor Ort auf einem Tablet, Terminal oder auf dem Smartphone nachzuholen. So wird die Wartezeit beim Arzt sinnvoll genutzt, und Ihr Team kann sich voll und ganz auf die Patientenversorgung konzentrieren.
3. Richtig kommunizieren, mit dem Patienten im Fokus
Eine patientenzentrierte Kommunikation fördert Verständnis und Zufriedenheit – auch bei unerwarteten Wartezeiten beim Arzt. Nichts ist frustrierender für Patienten, als im Unklaren darüber zu bleiben, warum ihr Termin später stattfindet. Sprechen Sie Verzögerungen offen an und erklären Sie die Gründe, z. B. so:
„Ein akuter Notfall hat unseren Tagesplan durcheinandergebracht. Wir entschuldigen uns für die Wartezeit und danken Ihnen für Ihr Verständnis.“
„Ihr Arzt nimmt sich gerade zusätzliche Zeit für einen anderen Patienten, weil es ein schwieriger Fall ist. Wir bemühen uns, Sie so schnell wie möglich zu behandeln.“
Mit solch ehrlichen Aussagen fühlen sich Ihre Patienten respektiert und ernst genommen. Alternativ können Sie Optionen wie das kurzfristige Verlassen der Praxis oder eine neue Terminvereinbarung anbieten.
4. Patienten mit einbeziehen & um Feedback bitten
Manchmal liegt die Lösung für effizientere Abläufe näher, als man denkt: bei Ihren Patienten. Bitten Sie sie, pünktlich zu erscheinen und wichtige Unterlagen wie Versicherungskarten oder Formulare mitzubringen. Proaktiv Feedback einzuholen, lohnt sich ebenfalls. Fragen Sie nach Meinungen zur Organisation und zum Ablauf, um Schwachstellen zu erkennen.
Mit einem Tool wie myMedax können Sie anpassbare Vorlagen nutzen, um individuelle Fragebögen zu erstellen, gezielte Punkte abzufragen und die Antworten auf Knopfdruck auszuwerten. So gewinnen Sie wertvolle Einblicke und sehen sofort, wo Optimierungen nötig sind.
Schluss mit langer Wartezeit beim Arzt
Lange Wartezeiten beim Arzt sind mehr als nur ein Ärgernis – sie kosten Nerven, Zeit und belasten das gesamte Praxisteam. Doch das muss nicht sein! Mit durchdachter Organisation, digitalen Tools wie myMedax und transparenter Kommunikation können Sie den Praxisalltag entspannen.
Das Ergebnis? Zufriedene Patienten, effizientere Abläufe und mehr Zeit für individuelle Betreuung. Digitale Helfer wie myMedax können mit wenig Aufwand einen bedeutenden Effekt bei der Reduktion der Wartezeit in Ihrer Praxis haben. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie myMedax in einer unverbindlichen Demo kennenlernen möchten.
